人生中最重要的專案 - 婚禮流程表單大全 - 結婚

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網誌好讀版: https://imyachi.blogspot.com/2018/07/WeddingProject.html

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舉辦婚禮就像是一個執行專案，如何如質、如期、如預算的完成是每位新娘最在乎的事情
。

而身為一個專案經理，當然要將專業用在這個人生中最重要的專案上。

所以在決定婚期後，就建立起所有所需的表單和流程，規劃每階段應該完成的項目，並制
定預算。

使用Google表單線上編輯的功能，可以隨時修改、隨地存取，並能分享給隊友，讓這位最
重要的專案關係人也能夠了解專案進行的細節。


靠著這份表格，讓我按部就班地完成每個步驟，在婚前也不至於忘東忘西，或是準備的焦
頭爛額。四月二十八日，順利畢業了！ 希望將這謝經驗分享給學妹們，祝大家都能順利
的完成心目中夢想的婚禮。


Google 表單連結: https://goo.gl/YFn4tP



總共有9個重要表單：


1. 時程表
第一個表格列出所有婚禮前要完成的項目，並分成參考時間和預計時間。

參考時間：參考學姊們的經驗，訂出該項目應該要執行的時間。

預計時間：明確的日期，預計要完成的時間。例如跟婚紗公司約定好拍照時間，就可以都
填上來，避免事情太多忘記了！

實際時間：實際完成的時間，是在完成的時候做記錄，之後要回顧也有個依據。

狀態：用於標示該項目是完成、進行中或是取消。

備註：可以記錄細節，例如訂單編號、合作廠商資訊等等。

https://i.imgur.com/DK9KJnN.jpg


表格二 婚宴倒數鐘，幫你的婚宴做倒數

倒數的公式有分年、月、日。

公式是 =DATEDIF(now(), DATE(2018, 4, 28), "D")

只要把婚宴時間填到 DATE(年,月,日)中就可以囉！


表格三 是依照不同主題做分類

這個表格跟表格一相輔相成，主要是可以很清楚看出每個月要進行的項目有哪些。

每個月檢視表格，就可以確認是不是一切都在進度中。

https://i.imgur.com/e4oiWOd.jpg


2. 預算

婚禮一開始，大家對於會花多少錢可能都沒有概念，直到把所有項目都預估出來，才會被
嚇一跳！原來婚禮真的有可能花到百萬！也唯有一開始就制定一個預算表，才能有所取捨
，列出必要與非必要的開銷。


這個預算表涵蓋大部分婚禮會花費的項目，並依據花費的時間做分類。大家可以以此架構
作增減。欄位部分分成預計支出和實際支出。


預計支出用來預估要花多少錢，我把我當初參考的金額都留下來給大家做參考。

實際支出就是實際的花費囉！因為部分花費都是先付訂金，到婚禮當天才結清，所以特別
分出實際應支付 和 目前已支付的欄位。如果夫妻間要明算帳的話，也可以在付款人欄位
標示該項目付款的人。


每個項目都有總結，公式也已經設定好了！ 在一切都輸入完畢後，就能馬上看出這場婚
禮的淨收入囉。

https://i.imgur.com/ffH0F10.jpg

3. 當天流程 - 訂結同天和午宴

當天流程也分成兩個表格

表格一是簡表：可以很明確看出當天的活動流程，這主要是給父母和親友看，讓大家明確
知道當天會有什麼活動。

表格二是詳細流程：每一步要做什麼，地點、需要準備的東西、工作人員、搭配的音樂都
明確的列出來。當天就是照表操課？！

當你把每一步都列出來，並交代所有工作人員這些細節的同時，就能盡可能發現其中的不
足之處，並可以提早準備。




大部分飯店都有自己的流程表，後來我是依據飯店的流程表，把所有細節都寫上去。

包含婚顧或小管家該做的事情，工作人員應該配合的地方，主持人應該提醒的項目，婚攝
應該拍攝的時間與角度等等，全部列在同一份流程中，並在婚宴前與大家再三確認。


所以到婚宴當天，事情都照著預期的走，沒有太多意外。

想知道我的婚禮流程和細節，可以看我的另一篇文章唷！

如果想要詳細的流程表，也可以在留言處留下你的Email，我可以寄給你。



4. 婚紗包套評估

拍婚紗是婚禮中數一數二的支出項目，所以在下訂前當然要做足功課。雖然婚紗最重要的
事情是找到自己喜歡的婚紗和遇到自己喜歡的攝影師，但是婚紗公司或工作室的包套內容
，也是未來能合作愉快的重要因素之一。


這個表格裡，蒐集所有應該詢問婚紗公司的問題，大家可以以此找出適合自己的婚紗公司
和方案唷！

https://i.imgur.com/kQRaCfu.jpg


5. 喜帖發送表

因為我大部分的朋友都有填寫婚禮問卷，所以直接照婚禮問卷的表格上去寄送喜帖。

如果是透過個別詢問的或是雙方家長的朋友們，可以用這個表格來記錄。



6. 座位分配表

座位安排是一門學問，也是婚禮最麻煩的事情！這個表格可以幫助大家在安排位子的時候
清楚的看出座位分配，也可以同時記錄素食和兒童椅數量。

另外，透過顏色區分(Color Code)，可以標記出需要再確認的人，避免婚前事情太多，忘
記確認。這時候也可以善用Google文件的優點，邀請爸媽一起來到這個畫面做編輯，省去
檔案傳來傳去，版本混亂的問題。


婚禮前一天，列印出最後版本的座位圖，直接當作招待使用的代位圖。

https://i.imgur.com/oPhktUQ.jpg


7. 工作人員名單

列出所有當天的工作人員和聯絡方式。婚禮當天提供給婚顧和總召，方便緊急情況時互相
聯絡。



8. 婚禮當天物品清單


最常看到大家分享婚禮當天很多東西忘記帶了，或是忘記放哪，忘記拿出來之類的。

所以在準備之初就建立一個清單，只要想到當天要帶到飯店或要使用的物品就先列出來。

在婚宴前一天，就以這份表單當作Checklist，不怕忘東忘西。

https://i.imgur.com/pDe8hb3.jpg

9. 車次安排

這個表格幫助大家規劃禮車的安排，可以明確的列出車次、駕駛與乘客。

也可以加入完整路線和禮車停放位子(停飯店專屬位子或附近停車場)。

因為我的訂結流程都在宴客飯店舉行，所以沒有用到這個表格！

https://i.imgur.com/pNPNqKx.jpg


其他

我還會習慣把所有參考的網誌或訊息分門別類地放到Google文件中，

例如看到喜歡的婚禮風格文章分享，或是推薦的新秘婚攝的訊息等等，

等到自己要開始準備的時候，就可以很輕易的找到。


後記

婚禮有很多事要忙，所以盡可能地讓項目明確，並定時地確認所有項目的狀態，才不至於
因為遺忘或遺漏項目而慌亂。可以把大部分的時間處理緊急發生的問題，當個從容不迫的
新娘吧！也謝謝有這樣的表格，即使婚禮當週有三天晚上加班到十點，也可以不用為婚禮
瑣碎事情而煩心。婚禮的前一天，還能和遠道而來的親戚朋友們享用晚餐並盡情聊天。


範本

我把這份表單放在Google文件上囉！大家可以透過連結檢視，也可以透過檔案>建立副本
的功能，建立屬於自己的婚禮專案！如果還有什麼可以改進的地方，也歡迎大家跟我分享
。

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